¿Cuánto tiempo debo conservar cada tipo de documento en Colombia?
El plazo de retención no es el mismo para todos los documentos — depende de la norma que lo regula. Esta tabla reúne los plazos exactos y su fuente legal, para que no dependas de una respuesta genérica de "cotización personalizada".
Facturas y soportes contables: 10 años mercantiles / 5 años fiscales. Historias clínicas: 15 años desde la última atención. Contratos laborales: sin plazo legal privado específico, se recomienda conservación indefinida. Documentos con Tabla de Retención Documental (TRD): el plazo lo define la TRD de cada entidad, no una regla única.
| Tipo de documento | Base legal | Plazo de retención |
|---|---|---|
| Facturas y soportes contables | Código de Comercio art. 60 (Ley 962 de 2005) y Resolución DIAN 000042 de 2020, art. 71 | 10 años mercantiles / 5 años fiscales |
| Historias clínicas | Resolución 839 de 2017 (Ministerio de Salud) | 15 años desde la última atención (5 en archivo de gestión + 10 en central); se duplica en casos de DD. HH./DIH |
| Contratos e historia laboral de exempleados | Sin norma privada específica; jurisprudencia (Sentencia T-470 de 2019 de la Corte Constitucional) | Sin plazo legal fijo — se recomienda conservación indefinida (referencia práctica del sector público: 80 años) |
| Documentos con Tabla de Retención Documental (TRD) | Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos, Archivo General de la Nación) | Según la TRD específica de cada entidad — varía por serie y subserie documental |
| Datos personales (habeas data) | Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 | Mientras exista la finalidad que justificó su recolección — debe eliminarse después |
¿Qué pasa si no tengo una política de retención definida?
Sin una política clara, tu empresa queda expuesta a sanciones del Archivo General de la Nación o la Superintendencia de Industria y Comercio, y a perder valor probatorio sobre documentos que sí debía conservar — o a acumular indefinidamente documentos que ya podía haber eliminado, aumentando el riesgo ante una auditoría o un requerimiento de habeas data.
Preguntas frecuentes sobre retención documental
¿La Ley 594 de 2000 aplica a mi empresa privada?
Aplica directamente a entidades públicas y a privadas que cumplen función pública o prestan servicios públicos (salud, servicios públicos domiciliarios, etc.). Una empresa 100% privada sin esas características no está obligada por esta ley específica, pero sí puede tener obligaciones de retención por otras normas (contables, laborales, habeas data) según el tipo de documento.
¿Una plantilla de TRD en Excel es suficiente para cumplir?
Una plantilla define QUÉ se debe retener y por cuánto tiempo, pero no aplica ni ejecuta esa política sobre tus documentos reales — alguien tiene que clasificar cada documento, calcular su vencimiento y ejecutar la disposición final a tiempo. Sin un sistema que lo haga, la plantilla se vuelve un documento aparte que nadie sigue.
Aplica estos plazos automáticamente, sin depender de una hoja de cálculo
Archivos Atlas asigna políticas de retención por tipo de registro y te avisa antes de cada vencimiento — con auditoría de cada acceso y cambio.